Conditions d’utilisation

Date d’entrée en vigueur : 1er août 2026
Date de dernière mise à jour : 1er août 2026

Les présentes conditions d’utilisation constituent une entente entre l’usager, l’organisation cliente pour laquelle l’usager agit, le cas échéant, et 17817215 CANADA INC., exploitant de LYCHii. Elles régissent l’accès et l’utilisation de celle-ci. En accédant à l’Application, au portail
Web ou à toute fonctionnalité de LYCHii, vous confirmez avoir lu, compris et accepté les présentes conditions.

Dans le cadre des présentes Conditions, l’usager s’entend : toute personne physique agissant à titre de superviseur pour le compte du client, et qui est autorisée à accéder et à utiliser Lychii dans le cadre de ses fonctions.

L’organisation cliente, quant à elle, s’agit de l’organisation pour laquelle l’usager travaille et qui a souscrit à l’utilisation de l’Application.

Si vous n’acceptez pas les présentes conditions, vous devez cesser immédiatement d’utiliser LYCHii.

À noter que,pendant la période de mise à l’essai de LYCHii (la Période Bêta) l’Application et le portail Web peuvent être offerts avec des fonctionnalités évolutives, incomplètes ou sujettes à ajustement. En utilisant LYCHii pendant la Période Bêta, l’organisation cliente et les usagers
reconnaissent que les services sont encore en phase de test, que des erreurs, interruptions, limites fonctionnelles ou modifications peuvent survenir, et que le prix consenti tient compte de cette phase de développement et de validation. Cette disposition est temporaire et pourra être
retirée à l’expiration de la Période Bêta.

Programme Clients Fondateurs

Les organisations clientes qui souscrivent aux services de LYCHii pendant la Période Bêta le font à titre de « Clients Fondateurs ». Les usagers et l’organisation cliente reconnaissent que les tarifs, modalités, fonctionnalités, niveaux de service et autres conditions qui leur sont offerts
à ce stade sont de nature préliminaire, promotionnelle et évolutive, et qu’ils sont susceptibles d’être modifiés, ajustés, bonifiés, retirés ou remplacés à mesure que LYCHii poursuit le développement de ses services, sous réserve d’un préavis raisonnable transmis conformément à la section 19 (Modification des conditions). Le statut de Client Fondateur ne confère aucun droit acquis ni aucune garantie quant au maintien, à la reconduction ou à la pérennité des tarifs, modalités ou fonctionnalités offerts pendant la Période Bêta, au-delà de celle-ci.

1. Objet des services

LYCHii offre une Application destinée notamment aux superviseurs, gestionnaires et autres personnes autorisées afin de signaler, documenter et suivre des incidents ou situations pouvant mener à une reconnaissance pour un bon coup ou une mesure disciplinaire en milieu de travail. LYCHii offre également un portail Web destiné notamment aux professionnels des ressources humaines, aux membres d’une équipe juridique ou à d’autres personnes autorisées par l’organisation cliente dans le cadre de leurs fonctions.

L’Application permet de consigner les faits pertinents, de structurer l’information disponible et, à certaines étapes du traitement d’un dossier, de présenter au superviseur une mesure disciplinaire suggérée, une vue d’ensemble de cette mesure et certaines indications générales relatives à sa communication ou à sa remise.

Le portail Web permet aux personnes autorisées, notamment les professionnels des ressources humaines, d’obtenir une recommandation générée à l’aide de technologies automatisées et fondée sur les méthodes, pratiques et paramètres intégrés à LYCHii. Cette recommandation vise à soutenir la gradation de sanction, le processus disciplinaire et l’analyse interne de l’organisation cliente et ne constitue pas un avis juridique.

2. Accès, utilisateurs autorisés et comptes

L’accès à LYCHii est réservé aux organisations clientes et aux usagers qu’elles autorisent. Chaque usager doit utiliser son propre compte, préserver la confidentialité de ses identifiants et aviser sans délai LYCHii ou l’organisation cliente s’il croit que la sécurité de son compte usager
a été compromise.

Les comptes usagers ne peuvent être partagés, cédés, prêtés ou utilisés par une personne autre que l’usager autorisé. L’organisation cliente demeure responsable de désigner les personnes autorisées, de gérer les accès internes et d’aviser LYCHii lorsqu’un accès doit être modifié, suspendu ou retiré.

Le partage ou l’utilisation d’un compte par une personne autre que l’usager autorisé compromet l’intégrité des fonctionnalités de l’Application, notamment celles reposant sur l’identification de l’usager (par exemple : la traçabilité des mesures disciplinaires), et peut entraîner un manquement aux obligations de l’organisation cliente et de LYCHii en matière de protection des renseignements personnels des employés. LYCHii ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant d’un tel partage ou d’une telle utilisation non autorisée.

Par ailleurs, LYCHii peut suspendre ou restreindre l’accès à tout compte usager ou fonctionnalité lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour assurer la sécurité, prévenir une utilisation abusive, respecter la loi, protéger les renseignements traités ou faire respecter les présentes conditions.

3. Rôle de l’organisation cliente et des usagers

L’organisation cliente et ses usagers sont responsables de l’exactitude, de la pertinence, de la suffisance et de la mise à jour des renseignements saisis dans LYCHii. Les recommandations générées dépendent des informations fournies et peuvent être incomplètes ou inadéquates si les faits sont inexacts, partiels, ambigus ou mal qualifiés.

Ainsi, l’usager s’engage à:

• saisir des descriptions d’évènements exactes, complètes et véridiques;
• ne pas utiliser l’Application à des fins de harcèlement, de discrimination ou de représailles à l’égard d’un employé visé;
• se conformer aux politiques internes de l’organisation cliente ainsi qu’aux lois applicables en matière d’emploi, de droits de la personne et de protection des renseignements personnels;
• valider le contenu de toute lettre générée avant sa remise à l’employé visé, y compris sa conformité aux politiques de l’organisation cliente et aux ententes collectives applicables, le cas échéant.
• valider et approuver, avant toute utilisation, mise en œuvre ou communication, toute recommandation, tout contenu ou toute suggestion générée par les fonctionnalités automatisées ou d’intelligence artificielle de LYCHii, et ne jamais s’y fier de façon exclusive, automatique ou sans exercice de son propre jugement professionnel;

L’organisation cliente demeure seule responsable de ses décisions de gestion, de ses décisions disciplinaires, de ses communications aux employés, de ses lettres, de ses dossiers d’emploi, de ses obligations légales et conventionnelles, ainsi que de toute consultation professionnelle jugée nécessaire.

4. Utilisation de l’intelligence artificielle et des technologies automatisées

LYCHii est une solution d’aide à la gestion disciplinaire destinée aux organisations, aux professionnels des ressources humaines, aux superviseurs, aux gestionnaires et aux autres personnes autorisées. Bien qu’elle soit développée à partir d’expertises en technologie, en droit du travail et en ressources humaines, LYCHii ne fournit pas de conseils juridiques et formule plutôt des recommandations, des indications générales et des outils d’aide à la décision.

LYCHii peut utiliser des règles, des modèles analytiques, des technologies automatisées ou des systèmes d’intelligence artificielle afin de générer une recommandation relative à la gradation d’une sanction disciplinaire, de proposer une vue d’ensemble de cette mesure, de fournir
certaines indications générales sur sa communication ou sa remise et, lorsque disponible, de soutenir la préparation d’un projet de lettre ou de document disciplinaire.Lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, la personne concernée peut demander à
être informée de l’utilisation de ce procédé, des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, ainsi que des moyens lui permettant de faire rectifier les renseignements utilisés ou de présenter ses observations à une personne en mesure de réviser la décision.

4.1 Supervision humaine obligatoire

LYCHii est un outil d’aide à la décision. LYCHii ne prend, ne rend et ne communique aucune décision disciplinaire, administrative ou autre pour le compte de l’organisation cliente ou de l’usager. Toute recommandation, suggestion de gradation de sanction, vue d’ensemble, indication générale ou projet de lettre ou de document généré par les règles, modèles analytiques, technologies automatisées ou systèmes d’intelligence artificielle de LYCHii doit impérativement faire l’objet d’une révision, d’une validation et d’une approbation par une personne humaine autorisée (superviseur, professionnel des ressources humaines ou membre de l’équipe juridique de l’organisation cliente) avant toute mise en œuvre, communication à un employé ou décision fondée sur ce contenu. L’usager et l’organisation cliente s’engagent à ne jamais s’appuyer exclusivement ou automatiquement sur un contenu généré par LYCHii, à exercer en tout temps leur jugement professionnel indépendant, et à traiter les recommandations de LYCHii comme un outil de soutien et non comme une décision finale ou un substitut à l’analyse humaine.

5. Absence de conseils juridiques et de relation avocat-client

Les services en ligne et les contenus offerts par l’Application ne remplacent pas les conseils ou les services d’un avocat et ne sont pas destinés à le faire. Les services en ligne et les contenus fournis dans le cadre des services ne constituent pas des conseils juridiques et LYCHii ne
garantit pas qu’ils soient exacts, complets ou à jour.

Ni les services en ligne ni les contenus ne visent à créer une relation avocat-client. L’utilisation des services en ligne ou des contenus ne crée et ne créera aucune relation avocat-client entre l’utilisateur et LYCHii, ni avec l’un de ses dirigeants, employés, mandataires, sous-traitants ou autres représentants.

6. Confidentialité, renseignements sensibles et utilisation appropriée des données

Les usagers doivent saisir uniquement les renseignements nécessaires, exacts et pertinents au traitement du dossier. Ils doivent éviter de saisir des renseignements excessifs, non pertinents, spéculatifs, discriminatoires, diffamatoires ou qui ne sont pas requis pour documenter et
analyser la situation.

Les usagers doivent aussi éviter de téléverser ou de saisir des renseignements hautement sensibles qui ne sont pas nécessaires, notamment des renseignements médicaux détaillés, des identifiants gouvernementaux, des renseignements financiers détaillés ou toute information protégée qui excède les besoins du dossier.

L’utilisation de LYCHii doit être conforme à la Politique de confidentialité, aux politiques internes de l’organisation cliente et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, de droits de la personne, d’emploi, de travail et de relations du travail.

7. Utilisations interdites

Il est interdit d’utiliser LYCHii à des fins illégales, abusives, discriminatoires, trompeuses ou incompatibles avec les présentes conditions. Il est notamment interdit de tenter d’accéder à des comptes, dossiers, données ou fonctionnalités non autorisées, de perturber le fonctionnement de LYCHii, de contourner les mesures de sécurité, de transmettre du code malveillant ou d’utiliser des robots, scripts, outils de collecte automatisée ou techniques similaires sans autorisation écrite préalable.

Il est aussi interdit d’utiliser LYCHii pour harceler, surveiller indûment, profiler, discriminer ou prendre des décisions fondées sur des motifs prohibés par la loi, ou encore pour contourner les obligations de l’organisation cliente en matière d’enquête, d’équité procédurale, d’accommodement, de proportionnalité ou de respect des droits fondamentaux.

8. Propriété intellectuelle

LYCHii, son interface, sa structure, ses fonctionnalités, ses textes, ses méthodes, ses modèles, ses paramètres, ses recommandations, ses gabarits, ses séquences de travail, ses bases de connaissances, son code, ses éléments visuels et toute documentation connexe sont protégés par les lois applicables en matière de propriété intellectuelle et demeurent la propriété de LYCHii ou de ses titulaires de droits.

Sous réserve du contrat applicable entre LYCHii et l’organisation cliente, LYCHii accorde aux usagers une licence limitée, non exclusive, non transférable, révocable et sans droit de sous-licence leur permettant d’utiliser LYCHii uniquement pour les besoins internes de l’organisation
cliente.

Aucune disposition des présentes conditions ne transfère à l’usager ou à l’organisation cliente un droit de propriété sur LYCHii, ses composantes, ses méthodes, ses modèles, ses contenus, ses recommandations générales ou ses technologies sous-jacentes.

8.1 Propriété du contenu généré propre à un dossier

Sous réserve des droits de propriété intellectuelle de LYCHii énoncés à la présente section 8, le contenu spécifique généré par LYCHii pour un dossier particulier de l’organisation cliente (par exemple, un projet de lettre disciplinaire propre à un employé identifié) appartient à l’organisation cliente. LYCHii conserve tous les droits sur la technologie sous-jacente, ses méthodes, modèles, paramètres, gabarits, recommandations générales et autres composantes utilisés pour générer ce contenu.

9. Interdiction d’extraction, de rétro-ingénierie et d’entraînement de systèmes d’IA

Il est interdit de copier, extraire, télécharger massivement, reproduire, adapter, désassembler, décompiler, tenter de découvrir le code source, reconstruire la logique, les paramètres ou les méthodes de LYCHii, ou d’utiliser les contenus, recommandations, données, sorties ou éléments de LYCHii pour créer, entraîner, réentraîner, valider, tester ou améliorer un système d’intelligence artificielle, un modèle d’apprentissage automatique, une base de données ou un produit concurrent, sauf autorisation écrite préalable de LYCHii.

10. Services tiers et fournisseurs technologiques

LYCHii peut s’appuyer sur des fournisseurs technologiques, des services d’hébergement, des services de sécurité, des outils d’analyse, des services de communication ou d’autres services tiers nécessaires au fonctionnement, au soutien, à la maintenance, à la sécurité ou à l’amélioration de l’Application.

Ces fournisseurs peuvent changer de temps à autre. L’utilisation de LYCHii peut être assujettie à certaines limites techniques, conditions ou contraintes propres à ces fournisseurs, sans que cela ne crée de relation contractuelle directe entre l’utilisateur et ces fournisseurs, sauf indication contraire.

11. Disponibilité, mises à jour et sauvegarde des contenus

LYCHii peut être modifiée, mise à jour, suspendue ou temporairement indisponible, notamment pour des raisons de maintenance, de sécurité, d’amélioration, de correction, de contraintes techniques ou de force majeure. LYCHii ne garantit pas que l’Application, le portail Web ou leurs
fonctionnalités seront accessibles sans interruption, sans erreur ou en tout temps.

L’organisation cliente et les usagers sont responsables de conserver, dans leurs propres systèmes ou dossiers, les documents, décisions, communications, lettres ou contenus qu’ils souhaitent préserver conformément à leurs obligations internes et légales.

11.1 Force majeure

LYCHii ne pourra être tenue responsable d’un manquement, d’un retard ou d’une indisponibilité résultant d’un événement de force majeure, notamment une catastrophe naturelle, une pandémie, un conflit armé, un acte de gouvernement, une panne majeure d’un fournisseur d’infrastructure infonuagique ou de télécommunications, une cyberattaque ou un incident de sécurité échappant au contrôle raisonnable de LYCHii, ou une grève. Les obligations affectées par un tel événement sont suspendues pour la durée de celui-ci. LYCHii avise l’organisation cliente dans un délai raisonnable et déploie des efforts raisonnables pour rétablir les services.

11.2 Exportation et responsabilité de conservation par l’organisation cliente

LYCHii permet à l’organisation cliente et aux usagers autorisés de télécharger, à partir du portail Web, les dossiers d’employés, les lettres et documents générés, ainsi que l’historique des mesures et communications qui y sont consignés. Il incombe exclusivement à l’organisation cliente de procéder, à intervalles réguliers, au téléchargement et à la conservation de ces dossiers, lettres et historiques dans ses propres systèmes, conformément à ses obligations légales, internes et de gestion des dossiers d’emploi. LYCHii n’assume aucune responsabilité pour la perte, l’indisponibilité ou l’impossibilité d’accéder à ces renseignements si l’organisation cliente ou l’usager n’a pas procédé à une telle conservation en temps utile, notamment en cas de résiliation, de suspension d’accès, d’incident technique, de force majeure ou de cessation des services.

12. Absence de garantie

LYCHii est fournie dans la mesure permise par la loi, sans garantie de résultat, de conformité à une situation particulière, d’absence d’erreur, d’exactitude complète, d’exhaustivité, de disponibilité continue ou d’adaptation à un usage particulier. Les recommandations, indications, projets de lettres ou autres contenus générés peuvent comporter des erreurs, omissions, imprécisions ou limites.

L’usager doit exercer son jugement, valider les faits, vérifier les sources et consulter un professionnel qualifié lorsque la situation le requiert, notamment lorsque le dossier comporte des enjeux complexes, sensibles, litigieux, syndiqués, discriminatoires, médicaux, d’accommodement ou de terminaison d’emploi.

13. Limitation de responsabilité

L’organisation cliente et les usagers autorisés demeurent seuls responsables de l’utilisation de LYCHii, des renseignements saisis, de l’interprétation des recommandations, des décisions prises, des mesures disciplinaires imposées, des communications effectuées et des conséquences qui en découlent.

Dans la pleine mesure permise par la loi applicable, LYCHii, ses dirigeants, administrateurs, employés, mandataires, fournisseurs et partenaires ne peuvent être tenus responsables des dommages indirects, spéciaux, accessoires, punitifs ou consécutifs, ni de toute perte de profits, de revenus, de clientèle, de données, d’occasions d’affaires, de productivité ou de réputation découlant de l’utilisation ou de l’impossibilité d’utiliser LYCHii. Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle d’une partie, la présente limitation de responsabilité s’applique dans la mesure maximale permise par la loi applicable.

13.1 Plafond de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de LYCHii et de ses dirigeants, administrateurs, employés, mandataires, fournisseurs et partenaires envers l’organisation cliente et les usagers, toutes causes et réclamations confondues pour l’ensemble de la relation contractuelle, ne pourra excéder le total des sommes versées par l’organisation cliente à LYCHii au cours des douze (12) mois précédant l’événement ayant donné lieu à la réclamation. Cette limite ne s’applique pas à l’obligation d’indemnisation prévue à la section 14, ni en cas de faute lourde ou intentionnelle, dans la mesure où la loi ne permet pas d’en limiter la portée.

14. Indemnisation

L’organisation cliente et les usagers s’engagent à indemniser et à tenir indemne LYCHii, ses dirigeants, administrateurs, employés, mandataires, fournisseurs et partenaires relativement à toute réclamation, perte, responsabilité, dommage, pénalité, amende ou dépense raisonnable découlant de leur utilisation de LYCHii, des renseignements qu’ils y saisissent, de leurs décisions, de leurs communications, de leur violation des présentes conditions ou de leur non- respect des lois applicables.

15. Sanctions et suspension

En cas de non-respect des présentes conditions, d’utilisation abusive, de risque pour la sécurité, de violation des droits de LYCHii ou d’un tiers, ou de non-respect des lois applicables, LYCHii peut notamment suspendre ou retirer l’accès à un compte, restreindre certaines fonctionnalités, supprimer ou bloquer certains contenus, demander la cessation d’un comportement, aviser l’organisation cliente ou exercer tout recours disponible.

15.1 Durée et résiliation

Les présentes conditions demeurent en vigueur tant que l’organisation cliente ou l’usager utilise LYCHii. LYCHii peut résilier ou suspendre l’accès d’une organisation cliente ou d’un usager, avec ou sans préavis selon les circonstances, notamment en cas de manquement aux présentes conditions, de risque pour la sécurité ou de non-paiement, sous réserve des dispositions du contrat applicable avec l’organisation cliente. L’organisation cliente peut également mettre fin à son utilisation de LYCHii conformément au contrat applicable. À la résiliation, l’accès à LYCHii cesse; l’organisation cliente demeure responsable de récupérer, avant la date d’effet de la résiliation, toute donnée ou tout contenu qu’elle souhaite conserver. Les sections relatives à la propriété intellectuelle, à l’absence de garantie, à la limitation de responsabilité, à l’indemnisation, ainsi que toute autre disposition qui, de par sa nature, doit survivre à la résiliation, demeurent en vigueur après celle-ci.

16. Messages électroniques

LYCHii peut transmettre aux usagers des communications électroniques liées à leur compte, à l’accès aux services, au soutien, à la sécurité, aux mises à jour, aux changements aux services ou aux présentes conditions. Les communications commerciales ou promotionnelles, le cas échéant, seront transmises conformément aux lois applicables et pourront généralement faire l’objet d’un désabonnement.

17. Lois applicables et règlement des différends

Les présentes conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent. Sous réserve de toute disposition impérative contraire, tout différend relatif aux présentes conditions ou à l’utilisation de LYCHii sera soumis aux tribunaux compétents de la province de Québec.

18. Entiéreté et séverabilité

Si l’une des dispositions de la présente entente est déclarée nulle, invalide, illégale ou inapplicable, en tout ou en partie, par un tribunal ou une autorité compétente, cette disposition sera dissociée de l’entente dans la mesure nécessaire. Les autres dispositions demeureront pleinement valides et exécutoires, et la validité ou l’applicabilité de celles-ci ne sera pas affectée.

19. Modification des conditions

LYCHii peut modifier les présentes conditions afin de refléter l’évolution de ses services, de ses fonctionnalités, de ses technologies, de ses pratiques ou des exigences légales applicables. Les conditions modifiées seront publiées dans l’Application, le portail Web ou autrement portées à l’attention des utilisateurs avec une date de mise à jour révisée.

Le fait de continuer à utiliser LYCHii après l’entrée en vigueur de modifications constitue une acceptation des conditions modifiées, sous réserve de toute règle obligatoire applicable.

20. Versions

Les présentes conditions peuvent être rendues disponibles en français et en anglais. En cas de divergence, de contradiction ou d’incohérence entre les versions, la version française prévaut, sauf indication contraire imposée par la loi.

21. Questions, commentaires ou plaintes

Pour toute question, commentaire ou plainte concernant les présentes conditions ou l’utilisation de LYCHii, vous pouvez communiquer avec LYCHii aux coordonnées indiquées dans la Politique de confidentialité ou dans le contrat applicable avec l’organisation cliente.