Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 1er août 2026
Date de dernière mise à jour : 1er août 2026*

17817215 CANADA INC. (ci-après « l’Entreprise ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels recueillis dans le cadre de l’utilisation de son application (ci-après « LYCHii »). La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit la nature des renseignements personnels que nous recueillons, la façon dont nous les recueillons, les fins pour lesquelles nous les utilisons, les personnes qui y ont accès, ainsi que les droits dont les usagers disposent à leur égard. La Politique vise donc à assurer le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la « Loi 25 ») et des autres lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Aux fins de la présente politique de confidentialité, un usager désigne toute personne physique qui accède à l’application ou qui l’utilise, notamment pour consulter, saisir, gérer ou traiter des renseignements concernant les employés sous sa supervision. L’usager est généralement un superviseur, un gestionnaire ou une autre personne autorisée par l’organisation à utiliser l’application dans le cadre de ses fonctions.

En utilisant LYCHii, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la Politique et en accepter les modalités.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel? Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Certains renseignements peuvent être considérés comme sensibles en raison de leur nature ou du contexte de leur utilisation, notamment les renseignements relatifs à l’emploi, à la conduite, à la santé ou à une mesure disciplinaire.

1. Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de l’utilisation de LYCHii, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants concernant les employés :

Nom et prénom;
Titre du poste;
Le numéro d’employé;
Date d’entrée en fonction;
Résumé des événements donnant lieu à une mesure disciplinaire.

Aucun autre renseignement personnel n’est recueilli au-delà de ce qui est nécessaire à la réalisation des fins décrites à la section 3 de la présente Politique.

2. Comment les renseignements personnels sont recueillis

Les renseignements personnels sont principalement recueillis directement au moyen du formulaire intégré à l’Application, lequel est rempli ou mis à jour par une personne autorisée, par exemple un superviseur, un membre de l’équipe des ressources humaines ou un membre de l’équipe juridique.

Lorsque des renseignements personnels concernant un employé sont communiqués à LYCHii par une organisation cliente ou par un usager autorisé, LYCHii agit à titre de prestataire de services de l’organisation cliente et traite ces renseignements uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution des services prévus au contrat applicable. L’organisation cliente demeure responsable de s’assurer que la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements sont autorisées par la loi et limitées à ce qui est nécessaire aux fins poursuivies.

3. Fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis

Les renseignements personnels recueillis servent exclusivement aux fins suivantes :

ouvrir, documenter et maintenir un dossier relatif à un employé;
analyser les faits pertinents à une situation disciplinaire;
soutenir le traitement et la résolution des mesures disciplinaires;
produire des recommandations personnalisées relatives à la gradation des sanctions
disciplinaires;
assurer le fonctionnement, la sécurité, l’intégrité, le soutien technique et l’amélioration de
l’Application;
respecter les obligations légales, réglementaires et contractuelles applicables.

LYCHii n’utilise pas les renseignements personnels à d’autres fins incompatibles avec celles qui précèdent, sauf avec le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l’autorise.

3.1 Décisions fondées sur un traitement automatisé et supervision humaine

LYCHii ne prend aucune décision de façon automatisée. Les recommandations, suggestions de gradation de sanction, projets de lettres et autres contenus générés par les technologies automatisées ou les systèmes d’intelligence artificielle de LYCHii constituent des outils d’aide à la décision et doivent, en tout temps, être révisés et validés par une personne humaine autorisée avant toute décision, communication ou mesure disciplinaire. Conformément à la Loi 25, toute personne concernée par une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de ses renseignements personnels peut demander à être informée de ce traitement, des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, ainsi que des moyens lui permettant de présenter ses observations à une personne en mesure de réviser la décision.

4. Témoins de navigation et technologies similaires

LYCHii peut utiliser des témoins de navigation, des identifiants d’appareil, des journaux techniques ou d’autres technologies similaires afin d’assurer le fonctionnement de l’Application, d’authentifier les utilisateurs autorisés, de maintenir la sécurité des sessions, de prévenir les
accès non autorisés, de mesurer la performance de l’Application, de diagnostiquer les erreurs et d’améliorer les services.

Certains témoins ou technologies sont strictement nécessaires au fonctionnement sécuritaire de l’Application et ne peuvent être désactivés sans affecter l’accès ou certaines fonctionnalités. Lorsque des témoins ou technologies non essentiels sont utilisés, notamment à des fins de mesure, d’analyse ou d’amélioration, LYCHii les utilise conformément aux exigences applicables en matière de consentement, d’information et de paramètres de confidentialité.

Les utilisateurs peuvent généralement contrôler certains témoins ou technologies similaires au moyen des paramètres de leur navigateur, de leur appareil ou, le cas échéant, des paramètres offerts dans l’Application. La désactivation de certains témoins ou paramètres peut toutefois
limiter l’accès à certaines fonctions, réduire la qualité de l’expérience ou empêcher l’authentification sécurisée.

5. Comment refuser la collecte de vos renseignements personnels

Toute personne concernée peut communiquer avec la personne responsable identifiée à la section 9 afin de poser une question ou de présenter une demande concernant l’utilisation de ses renseignements personnels.

Lorsque les renseignements sont traités par LYCHii pour le compte d’une organisation cliente, LYCHii peut transmettre la demande à cette organisation ou collaborer avec elle afin d’y répondre, selon leurs responsabilités respectives et les exigences de la loi. Une demande d’opposition ou de cessation d’utilisation sera évaluée conformément aux droits prévus par la loi et aux obligations légales et contractuelles applicables.

6. Personnes ayant accès aux renseignements personnels

L’accès aux renseignements personnels recueillis est strictement limité aux personnes suivantes, dans la mesure requise par l’exercice de leurs fonctions :

L’équipe légale et des ressources humaines, dans le cadre du traitement des dossiers d’employés et des mesures disciplinaires;
Le superviseur de l’employé concerné, dans la mesure nécessaire à l’exercice de ses responsabilités de gestion.
L’équipe légale de LYCHii qui veille au bon usage et fonctionnement de l’application.

LYCHii ne vend ni ne loue les renseignements personnels. Lorsqu’un fournisseur de services a accès à des renseignements personnels, LYCHii exige qu’il les protège, les conserve de façon confidentielle, les utilise uniquement pour exécuter son mandat et mette en place des mesures de sécurité appropriées. Le fournisseur doit également aviser sans délai LYCHii de toute violation ou tentative de violation de ses obligations de confidentialité et permettre à LYCHii d’effectuer toute vérification raisonnable à cet égard.

LYCHii peut aussi communiquer des renseignements personnels sans consentement lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou d’une autorité compétente, pour prévenir ou enquêter sur une fraude ou un incident de sécurité, ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de LYCHii, de ses clients, des personnes concernées ou du public.

7. Paramètres de confidentialité et protection des renseignements personnels

Par défaut, LYCHii applique un niveau élevé de confidentialité aux renseignements consignés dans l’Application. Aucun renseignement personnel ne doit être accessible au-delà des personnes autorisées, à moins qu’un paramètre soit sciemment modifié par une personne habilitée à le faire.

LYCHii met en œuvre des mesures administratives, techniques, contractuelles et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, ainsi que contre tout autre incident de confidentialité.

Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des renseignements personnels lors de leur transmission au moyen de protocoles sécurisés (tels que TLS 1.2 ou une version ultérieure), le chiffrement des données conservées au moyen de normes de chiffrement robustes (telles que AES-256 ou une norme équivalente), des contrôles d’accès fondés sur les rôles et les autorisations, l’authentification des utilisateurs autorisés, la journalisation et la surveillance des accès, l’isolation des données entre les différentes organisations clientes, la sauvegarde sécurisée des données, la gestion sécurisée des secrets et des identifiants d’accès, ainsi que des engagements contractuels exigeant que nos fournisseurs de services appliquent des mesures appropriées de confidentialité et de sécurité.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’offre une sécurité absolue. Toute personne qui croit qu’un compte, un mot de passe ou la confidentialité de renseignements a été compromis doit en aviser LYCHii sans délai.

7.1 Notification en cas d’incident de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux pour une personne concernée, LYCHii prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que d’autres incidents de même nature ne se produisent, tient un registre des incidents de confidentialité conformément à la loi, et avise la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées, dans les délais et selon les modalités prévus par la loi. Lorsque l’incident survient dans le cadre d’un mandat exécuté pour le compte d’une organisation cliente, LYCHii avise également cette dernière sans délai afin de lui permettre de respecter ses propres obligations légales.

8. Droits des personnes concernées

Toute personne dont les renseignements personnels sont recueillis dispose des droits suivants :

Droit d’accès : le droit d’obtenir communication des renseignements personnels la concernant qui sont détenus par LYCHii;

Droit de rectification : le droit de faire mettre à jour ou corriger les renseignements personnels la concernant, notamment lorsque ceux-ci sont inexacts, incomplets ou désuets.

Droit de retrait du consentement : la personne concernée par la collecte des renseignements peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales ou contractuelles de LYCHii et des conséquences raisonnables qu’un tel retrait peut entraîner sur la relation d’emploi ou sur les services offerts;

Droit de porter plainte : toute personne insatisfaite de la réponse obtenue de LYCHii à la suite d’une demande d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, ou qui estime que ses renseignements personnels ont été traités de façon non conforme aux lois applicables, peut porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca).

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, la personne concernée doit s’adresser à la personne responsable identifiée à la section 9 ci-après. LYCHii répondra à toute demande dans un délai de 30 jours, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

8.1 Personnes concernées qui ne sont pas des usagers (les employés)

Les droits énoncés à la présente section 8 appartiennent à la « personne concernée », soit la personne physique dont les renseignements personnels sont traités (notamment un employé visé par un dossier consigné dans LYCHii), laquelle est distincte de l’« usager » au sens de la
présente Politique (généralement un superviseur, un gestionnaire ou un membre autorisé de l’organisation cliente). LYCHii n’a généralement pas de lien contractuel direct avec la personne concernée lorsque celle-ci n’est pas elle-même usager. Il incombe à l’organisation cliente d’informer ses employés de la collecte et du traitement de leurs renseignements personnels dans LYCHii, conformément à ses propres obligations de transparence prévues par la loi. LYCHii achemine ou appuie le traitement de toute demande reçue d’une personne concernée conformément à la section 5 de la présente Politique et aux responsabilités respectives de LYCHii et de l’organisation cliente.

9. Personne responsable de l’accès aux renseignements personnels

Toute question, demande d’accès, de rectification ou plainte relative à la présente Politique peut être adressée à : Lina Aristeo (lina@lychii.app).

10. Conservation, destruction et anonymisation des renseignements personnels

LYCHii conserve les renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des fins énoncées à la section 3, ou pendant la durée exigée ou permise par la loi. La durée de conservation peut varier selon la nature des renseignements, le contexte de leur
collecte, les obligations légales, réglementaires ou contractuelles applicables, la nécessité de traiter une demande, une plainte, un litige ou un incident de confidentialité, ainsi que les besoins raisonnables liés à la gestion des dossiers.

Les renseignements personnels peuvent être conservés par LYCHii ou par ses fournisseurs de services, y compris hors Québec ou hors Canada. Dans un tel cas, LYCHii prend des mesures raisonnables afin que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate. Lorsque des renseignements personnels sont transférés hors Québec, LYCHii procède, conformément à la loi, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant le transfert, afin de s’assurer que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate.

11. Messages électroniques et communications non sollicitées

LYCHii respecte les lois applicables en matière de communications électroniques, y compris les règles relatives aux messages électroniques commerciaux et aux communications non sollicitées. Si un utilisateur ne souhaite plus recevoir certaines communications électroniques de nature promotionnelle ou informative, il peut utiliser le mécanisme de désabonnement prévu dans ces communications ou communiquer avec LYCHii afin de gérer ses préférences.

LYCHii peut toutefois continuer à transmettre des communications nécessaires ou transactionnelles, notamment au sujet d’un compte, d’un accès à l’Application, d’une demande de soutien, d’une obligation contractuelle, d’un incident de sécurité, d’un changement important
aux services ou de renseignements personnels, lorsque ces communications sont permises ou requises par la loi.

12. Modification de la présente Politique

LYCHii peut modifier la présente Politique afin de refléter l’évolution de ses pratiques de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation ou de protection des renseignements personnels, l’évolution de ses services, de ses technologies ou des exigences légales
applicables.

Toute modification sera publiée dans l’Application ou autrement portée à l’attention des utilisateurs, avec une date de mise à jour révisée. Les utilisateurs sont invités à consulter régulièrement la présente Politique afin de demeurer informés de toute modification.

La présente Politique est rendue disponible en français et en anglais. En cas de divergence, de contradiction ou d’incohérence entre les versions, la version française prévaut, sauf indication contraire imposée par la loi.

13. Questions, commentaires, suggestions ou plaintes

Pour toute question, commentaire, suggestion ou plainte concernant la présente Politique ou les pratiques de LYCHii en matière de protection des renseignements personnels, les personnes concernées peuvent communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels indiquée à la section 9.

LYCHii examinera toute plainte reçue de bonne foi, fera les vérifications raisonnables dans les circonstances et, lorsque la plainte est fondée, prendra les mesures appropriées pour corriger la situation, limiter les conséquences possibles et améliorer ses pratiques lorsque requis.